Likiliikkeen jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
- Rekisterinpitäjä
Likiliike Rovaniemi ry
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Likiliike Rovaniemi ry:n tietosuojavastaava
Sari Poikajärvi-Mustonen, Likiliike Rovaniemi ry:n hallituksen puheenjohtaja
+358 45 353 1256
- Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat Likiliike Rovaniemi ry:n jäsenet ja heidän kontaktiyhteyshenkilönsä.
- Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn Likiliike Rovaniemi ry:n jäsenyyden perusteella. Jäsenyys syntyy kirjallisesta hakemuksesta ja sen hyväksymisestä.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
jäsenten rekisteröinti ja jäsenyyssuhteen hoitaminen
sähköinen ja muu jäsenviestintä
Likiliike Rovaniemi ry:n toiminnan toteuttamista ja kehittämistä edistävät kyselyt ja tutkimukset
jäsentietojen analysointi ja tilastointi
Likiliike Rovaniemi ry:n toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella tilanteissa, jotka ovat seuraavat:
jäsenten henkilökuvien ja tiloista otettujen kuvien julkaiseminen (lupa käyttää ja jakaa kuvia Likiliike Rovaniemi ry:n dokumenteissa sekä sähköisissä julkaisuissa eri foorumeilla)
Likiliike Rovaniemi ry:n ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tilaisuuksien markkinointi jäsenille (lupa lähettää ulkopuolisten toimijoiden markkinointiviestejä Likiliike Rovanemi ry:n jäsenelle)
Likiliike Rovaniemi ry:n järjestämiin talkoo- ja muihin tilaisuuksiin osallistumisen kartoitus- ja osallistujatiedot (lupa käyttää ja luovuttaa kartoitus- ja osallistujatietoja Likiliike Rovaniemi ry:n sisäisesti jäsenistön kesken)
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Likiliike Rovaniemi ry:n jäsenten henkilötiedot tallennetaan ja säilytetään Likiliike Rovaniemi ry:n omassa sähköisessä järjestelmässä. Likiliike Rovaniemi ry:n vastuuhenkilö(t) syöttää tiedot järjestelmään jäsenhakemuksen tietojen perusteella.
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yritystiedot
nimi
osoite
sähköposti
puhelinnumero
Y-tunnus
jäseneksi liittymispäivämäärä ja eroamispäivämäärä
laskutusosoite (myös sähköinen)
yrityksen virallinen nimi + kauppanimi, mahdolliset aputoiminimet
mahdollinen sosiaalisen median kanavan yhteystieto
Jäsenyrityksen kontaktihenkilöiden tiedot:
nimi
osoite
sähköposti
puhelinnumero
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat kirjalliset pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen [email protected]
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ottamalla henkilökohtaisesti yhteyttä tietosuojavastaava Sari Poikajärvi-Mustoseen ja sopimalla tapaamisen hänen kanssaan.
Asioinnista on sovittava aina etukäteen.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä kirjallisesti Likiliike Rovaniemi ry:n tietosuojavastaavalle.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Ohjeet valituksen tekemisestä löytyvät
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
- Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti jäseneltä itseltään jäsenyyssuhteen syntyessä ja jäsenyyden aikana, paperidokumentteina, sähköpostitse, puhelimitse, sähköisellä lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla.
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Luovutamme käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
Jäsenyyden perusteella luovutamme tietoja Yhdistysavain -sähköiseen järjestelmään Likiliikkeen jäsenrekisterin ylläpitämistä varten.
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
Yhdistysavain-sähköinen tietojärjestelmä
Mailchimp / MailPoet
GSuiten pilvipalvelut
Sopimuksissamme palveluntarjoajan kanssa on huomioitu tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
- Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
- Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät Rekisterinpitäjä ja Likiliike Rovaniemi ry:n hallituksen puheenjohtaja Sari Poikajärvi-Mustonen. Rekisterinpitäjä Likiliike Rovaniemi ry voi antaa kohdennetut valtuudet työntekijälle tai ostopalveluina suorittavalle taholle oikeudet käsitellä rajatuilta osin henkilötietoja / rekisteriä tehtävän suorittamista varten.
- Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.